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Warum Prozesse und Strukturen in Unternehmen nicht an Notwendigkeiten angepasst werden

Autorenbild: Wolfgang SteigenbergerWolfgang Steigenberger

EXECUTIVE SUMMARY:

 

Viele Unternehmen scheitern daran, ihre Prozesse und Strukturen flexibel genug zu gestalten, um auf veränderte Rahmenbedingungen zu reagieren. Zwei zentrale Ursachen dafür sind eine falsche Herangehensweise an Digitalisierung und die starke Abhängigkeit von einzelnen Schlüsselpersonen.


Kernprobleme:


  1. Falsche Digitalisierung:

    • Technologien werden oft eingeführt, ohne bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen und zu optimieren.

    • Die Folge sind ineffiziente, starre und kostspielige digitale Abläufe, die keinen echten Mehrwert bieten.

    • Lösung: Vor der Einführung neuer Technologien sollten Prozesse analysiert, verbessert und an strategische Anforderungen angepasst werden.


  2. Personalisierte Prozesse:

    • Prozesse, die um bestimmte Personen gebaut sind, schaffen Abhängigkeiten und verhindern Skalierbarkeit.

    • Lösung: Standardisierung, Dokumentation und Mitarbeiterentwicklung verringern Risiken und erhöhen die Flexibilität.


Weitere Hindernisse:

Kulturelle Barrieren, fehlende Ressourcen und unklare Verantwortlichkeiten verhindern oft notwendige Anpassungen.


Unternehmen müssen Prozesse kontinuierlich überprüfen, verbessern und an neue Anforderungen anpassen. Digitalisierung sollte als Mittel zur Optimierung, nicht als Selbstzweck verstanden werden. Eine offene Unternehmenskultur sowie Investitionen in Ressourcen und Verantwortlichkeiten sind entscheidend, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.





Einleitung

 

Prozesse und Strukturen sind das Rückgrat eines jeden Unternehmens. Sie definieren, wie Aufgaben ausgeführt, Entscheidungen getroffen und Ressourcen eingesetzt werden. Doch in einer sich ständig verändernden Welt müssen auch Prozesse und Strukturen flexibel genug sein, um auf neue Anforderungen reagieren zu können. Leider zeigt die Praxis, dass viele Unternehmen Schwierigkeiten haben, ihre Prozesse und Strukturen an veränderte Notwendigkeiten anzupassen. Stattdessen verharren sie in veralteten Strukturen, was zu Ineffizienzen und Wettbewerbsnachteilen führt.


Warum ist das so? Warum scheitern Unternehmen daran, ihre Prozesse und Strukturen dynamisch zu gestalten und anzupassen? In diesem Beitrag werden wir uns insbesondere zwei Gründe ansehen: die falsche Herangehensweise an Digitalisierung und das Bauen von Prozessen und Strukturen um Personen.



01. Falsche Digitalisierung: Technologien als Selbstzweck

 

Die Digitalisierung bietet Unternehmen enorme Chancen, ihre Abläufe und Strukturen effizienter zu gestalten, Kosten zu senken und neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Doch zu oft wird Digitalisierung falsch verstanden und umgesetzt. Anstatt bestehende Prozesse und Strukturen kritisch zu hinterfragen und zu optimieren, werden Technologien einfach auf die bestehenden Abläufe "draufgesetzt".


Ein Beispiel dafür ist die Implementierung neuer Software, die lediglich alte Prozesse und Strukturen digitalisiert, ohne sie grundlegend zu überarbeiten. So entstehen digitale Abläufe, die genauso ineffizient sind wie ihre analogen Vorgänger. Ein typischer Fall ist das Einführen eines digitalen Workflows, der zwar papierbasierte Prozesse ablöst, aber weiterhin unnötig kompliziert und langsam ist. Die vielfältigen technologischen Möglichkeiten, die heute für die Vereinfachung, Verbesserung und Beschleunigung von Prozessen existieren, werden viel zu wenig genützt.


Die Folgen falscher Digitalisierung


  • Komplexität steigt:  Anstatt Prozesse und Strukturen zu vereinfachen, führt falsche Digitalisierung oft zu einer erhöhten Komplexität. Mitarbeiter müssen neue Tools bedienen, die nicht optimal auf ihre Bedürfnisse abgestimmt sind und im schlimmsten Fall nicht miteinander kompatibel sind.

  • Mangelnde Akzeptanz:  Wenn neue Technologien eingeführt werden, ohne dass sie einen erkennbaren Mehrwert bieten, stoßen sie auf Widerstand bei den Mitarbeitern.

  • Geringe Flexibilität:  Falsch digitalisierte Prozesse und Strukturen sind oft starrer als ihre analogen Vorläufer, da sie an die Funktionsweise der eingesetzten Software gebunden sind.

  • Steigende Kosten: Nicht kompatible technologische Lösungen, vermehrter Schulungsaufwand, geringere Kundenorientierung, usw. führen zu steigenden Kosten.


Ursachen für falsche Digitalisierung


  • Technologiegetriebene Denkweise: Viele Unternehmen lassen sich von den Möglichkeiten neuer Technologien blenden und vergessen dabei, dass die Technologie ein Mittel zum Zweck und kein Selbstzweck sein sollte.

  • Fehlendes Prozess- und Strukturverständnis: Oftmals fehlt es an einem grundlegenden Verständnis dafür, wie Prozesse und Strukturen gestaltet und optimiert werden können. Stattdessen wird versucht, bestehende Abläufe einfach zu digitalisieren.

  • Angst: Die Angst vor Veränderungen, vor allem, dass die Mitarbeiter vielleicht obsolet werden, behindert Digitalisierungsprozesse.


Lösungsansätze

Um falsche Digitalisierung zu vermeiden, sollten Unternehmen einen prozessorientierten Ansatz wählen. Das bedeutet, dass vor der Einführung neuer Technologien zunächst die bestehenden Abläufe und Strukturen analysiert und verbessert werden sollten. Erst danach sollte die Frage gestellt werden, wie Technologien diese optimierten Prozesse und Strukturen unterstützen können. Dazu braucht es auch eine Einbeziehung der Anforderungen, die aus der Strategie der Organisation abgeleitet werden.



02. Bauen von Prozessen und Strukturen um Personen:

 

Wenn Einzelne zum Engpass werden

Ein weiteres weit verbreitetes Problem ist das Bauen von Prozessen und Strukturen um bestimmte Personen. Das bedeutet, dass Abläufe so gestaltet werden, dass sie stark von den Kenntnissen und Fähigkeiten einzelner Mitarbeiter abhängig sind. Solche Prozesse und Strukturen sind oft schwer zu ändern, da sie auf die Bedürfnisse und das Know-how dieser Personen zugeschnitten sind.


Ein typisches Beispiel sind Vertriebsteams, in denen bestimmte Schüsselpersonen den Großteil der Kundenbeziehungen managen. Diese Personen sind für den Erfolg des Unternehmens unverzichtbar, was jedoch dazu führt, dass die Prozesse und Strukturen nicht skalierbar sind. Wenn einer dieser Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, entstehen erhebliche Lücken. Oder auch Mitarbeiter mit speziellem technischen Wissen, das sie mit anderen nicht teilen wollen.


Die Folgen personalisierter Prozesse und Strukturen


  • Abhängigkeiten:  Das Unternehmen wird abhängig von einzelnen Personen, was Risiken birgt, insbesondere wenn diese das Unternehmen verlassen.

  • Mangelnde Skalierbarkeit:  Personalisierte Prozesse und Strukturen lassen sich schwer skalieren, da sie auf die individuellen Fähigkeiten einzelner Mitarbeiter zugeschnitten sind.

  • Widerstand gegen Veränderungen:  Mitarbeiter, deren Arbeit eng mit bestimmten Prozessen und Strukturen verknüpft ist, könnten Veränderungen ablehnen, da sie ihre Rolle gefährdet sehen.


Ursachen für personalisierte Prozesse und Strukturen


  • Historisches Wachstum:  Viele personalisierte Prozesse und Strukturen entstehen, weil Unternehmen schnell wachsen und Prozesse ad hoc um die vorhandenen Mitarbeiter herum aufgebaut werden.

  • Fachwissen einzelner Personen:  In vielen Unternehmen gibt es Experten, die einzigartige Kenntnisse besitzen. Anstatt dieses Wissen zu dokumentieren und zu standardisieren, werden Prozesse und Strukturen oft um diese Experten herum entwickelt.

  • Mangelnde Führung: Eine wichtige Aufgabe von Führungskräften ist das Management von Risiken. Als Unternehmen von einzelnen Mitarbeitern ist ein sehr großes Risiko!


Lösungsansätze

Um personalisierte Prozesse und Strukturen zu vermeiden, sollten Unternehmen verstärkt auf Standardisierung und Dokumentation setzen. Das bedeutet, dass Abläufe so gestaltet werden, dass sie auch von anderen Personen durchgeführt werden können. Zudem sollten Unternehmen in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter investieren, um das mehr Mitarbeiter mit Schlüssel-Know-How zu haben..



Weitere Gründe für fehlende Prozess- und Strukturanpassung

 

Neben der falschen Digitalisierung und dem Bauen von Prozessen und Strukturen um Personen gibt es weitere Gründe, warum Unternehmen ihre Prozesse und Strukturen nicht an Notwendigkeiten anpassen:

  • Kulturelle Barrieren:  In vielen Unternehmen herrscht eine Kultur, die Veränderungen als Bedrohung ansieht. Dies führt dazu, dass bestehende Prozesse und Strukturen selten hinterfragt werden.

  • Fehlende Ressourcen:  Prozess- und Strukturanpassungen erfordern Zeit und Geld. Wenn diese Ressourcen fehlen, bleiben notwendige Anpassungen oft aus.

  • Unklare Verantwortlichkeiten:  Oft ist unklar, wer für die Optimierung von Prozessen und Strukturen verantwortlich ist. Dies führt dazu, dass Anpassungen nicht konsequent umgesetzt werden.

  • Zu viele und nicht priorisierte Projekte zur gleichen Zeit



Fazit

 

Prozesse und Strukturen in Unternehmen nicht an Notwendigkeiten anzupassen, kann schwerwiegende Folgen haben. Falsche Digitalisierung und das Bauen von Prozessen und Strukturen um Personen sind zwei der Hauptursachen, die zu starren und ineffizienten Abläufen führen. Um diese Probleme zu vermeiden, müssen Unternehmen ihre Prozesse und Strukturen kontinuierlich hinterfragen, optimieren und an neue Anforderungen anpassen.


Dabei ist es entscheidend, dass Technologien als Werkzeuge zur Prozess- und Strukturverbesserung verstanden und nicht als Selbstzweck betrachtet werden. Ebenso sollten Abläufe so gestaltet werden, dass sie nicht von einzelnen Personen abhängen, sondern flexibel und skalierbar sind.


Letztlich erfordert die Anpassung von Prozessen und Strukturen eine offene Unternehmenskultur, die Veränderungen als Chance begreift, sowie die Bereitschaft, in Ressourcen und Verantwortlichkeiten zu investieren. Nur so können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Prozesse und Strukturen langfristig wettbewerbsfähig bleiben und den sich wandelnden Anforderungen gerecht werden.


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